Kako voditi evidenco stroškov med gradnjo
Med gradnjo se plačila hitro nabirajo, računi pa prihajajo z zamikom. Brez evidence je težko vedeti, koliko je že porabljeno in koliko je še na voljo. Zadostuje preprost sistem, ki ga vodite redno.
Evidenca stroškov ni računovodstvo. Je seznam, iz katerega v nekaj sekundah vidite, koliko ste plačali, koliko še dolgujete in koliko ostane do zgornje meje proračuna. Lahko jo vodite v preglednici, v zvezku ali v našem pripomočku.
Kaj zapisati ob vsakem strošku
Pri vsakem računu ali plačilu zapišite:
- datum,
- fazo gradnje, kot v proračunu,
- kratek opis,
- izvajalca ali dobavitelja,
- znesek z DDV,
- ali je plačano ali še odprto.
Faze naj bodo enake kot v proračunu. Le tako lahko porabo primerjate s predvidenim.
Pogodbena in dodatna dela ločeno
Dodatna dela in spremembe vpisujte ločeno ali jih posebej označite. Ob koncu gradnje boste videli, koliko je stala hiša po pogodbi in koliko so dodala dodatna dela. Med gradnjo pa vidite, koliko rezerve ste že porabili.
Shranjevanje dokumentov
Ob evidenci shranjujte:
- račune in dobavnice,
- pogodbe in aneksi,
- pisne potrditve dodatnih del,
- garancijske liste.
Najbolj preprosto je, da vse fotografirate in shranite v mapo po fazah. Ime datoteke naj vsebuje datum in izvajalca.
Mesečni pregled
Enkrat na mesec si vzemite pol ure in preverite:
- Ali so vpisani vsi računi in plačila iz zadnjega meseca.
- Koliko je odprtih računov in kdaj zapadejo.
- Kako se poraba po fazah primerja s proračunom.
- Koliko rezerve je še na voljo.
- Ali je treba zaradi odstopanj kaj spremeniti.
Če ena faza preseže predvideno, je zdaj čas, da se odločite, kje boste prihranili, ne ob zadnjem računu.
Pripomoček
V pripomočku Evidenca stroškov in plačil vpisujete stroške po fazah in sproti vidite plačano in odprto. Če ste v istem brskalniku izpolnili tudi predlogo proračuna, evidenca pokaže porabo glede na predvideno. Podatke lahko kadar koli izvozite v CSV za Excel.
